Comment démarrer un projet !

« Le voyage de mille milles commence par un pas », dit le vieil adage. Pourtant, il oublie de dire que le succès de ce voyage ou de ce projet dépend de la façon dont vous faites le premier pas.

Un grand projet (ou un petit projet) commence avec les petites choses et se transforme en quelque chose de plus grand et de plus complexe. Vous devez vous rendre au travail, mais la façon de vous rendre au travail est tout aussi importante.

que devez-vous savoir sur le démarrage d’un projet ?

3 Essentiels au démarrage d’un projet
Dans les projets plus grands ou plus formels, il y a le  » coup d’envoi  » du projet, une phase entière du projet qui est composée de tout ce qui doit être fait avant le début des travaux. Consultez notre liste de contrôle pour le lancement du projet afin d’obtenir la liste détaillée. En bref, le coup d’envoi consiste à rassembler toutes les informations dont vous avez besoin pour trouver la bonne équipe, les bons outils et définir les objectifs et la portée du projet en créant beaucoup de documentation.

Par exemple, il y a l’énoncé des travaux, qui est une description de ce que vous avez l’intention d’accomplir. Il y a des budgets à créer, des contrats de fournisseurs à rédiger, des organigrammes d’équipe et des évaluations des risques, pour n’en nommer que quelques-uns.

Tout cela est important. Mais parfois, tout en se précipitant pour obtenir follement les approbations et la documentation créée pour le projet à venir, nous oublions les bases. Que vous planifiez un grand projet ou un petit projet, vous voulez vous rappeler l’essentiel de ce qui fait qu’un projet démarre du bon pied.

Nous avons décrit ci-dessous trois éléments essentiels au démarrage d’un projet.

Mettez tout le monde sur la même page
Il est essentiel que toutes les personnes impliquées dans le projet soient impliquées dès le début pour définir le projet et peser sur les risques, les résultats et les livrables du projet afin d’assurer le succès du projet. Cela signifie non seulement votre équipe, mais aussi les parties prenantes du projet, les propriétaires d’entreprise, les utilisateurs finaux, l’équipe d’architecture IT…. tout le monde.

Devin Deen, maître Scrum et expert en gestion de projet, suggère que la méthode la plus efficace pour que tout le monde soit sur la même page au début d’un projet est simplement de créer une présentation Powerpoint avec votre équipe. Le mot clé est « ensemble ». Tout le monde devrait y contribuer, l’atelier, et oui, cela inclut même les parties prenantes de votre entreprise. La présentation doit couvrir les points les plus importants d’un projet, tels que les objectifs, la portée, les règles et les responsabilités, l’approche, le calendrier et les risques. En faisant appel à leur soutien, vous obtenez l’adhésion de toutes les parties et vous encouragez leur adhésion.

Mais plus encore, en invitant les gens à participer à la co-création du projet, vous obtiendrez un engagement et un soutien dès le début du projet. Donc, que vous choisissiez une présentation Powerpoint collaborative ou que vous invitiez simplement des personnes clés à un café, l’important est de mettre tout le monde sur la même page le plus tôt possible.

Apprenez à connaître votre équipe
Vous embauchez pour de l’expertise, mais les projets ne se limitent pas à livrer les tâches à temps. Vous passez du temps avec les gens avec qui vous travaillez parfois plus que vous ne voyez votre propre famille ! Il est important de développer une culture d’équipe où chacun se sent engagé, impliqué, entendu et respecté. Pour ce faire, vous devez apprendre à connaître l’équipe.

Ce n’est pas aussi dur que ça en a l’air. Prenez un peu de temps pour rencontrer individuellement les membres de l’équipe et apprendre ce qu’ils veulent réaliser avec le projet et l’impact qu’il aura sur leur vie. Demandez-leur également quelles sont les compétences et les possibilités qu’ils espèrent acquérir. Il est important que vous sachiez dès le début du projet où vous pouvez ajouter de la valeur pour aider à développer les compétences des membres de votre équipe, mais aussi où ils peuvent ajouter de la valeur dans d’autres domaines du projet qui ne sont peut-être pas évidents avec leur poste de base.

Non seulement cela, mais en montrant à votre équipe qu’ils sont assez importants pour vous pour que vous fassiez une pause dans votre emploi du temps chargé pour les rencontrer personnellement, ils apprécieront l’effort pour vous rendre disponible et que vous êtes aussi ouvert à l’écoute.

Vous voudrez également créer des occasions d’engagement au sein de l’équipe, comme la fête de lancement classique. Ou même une rencontre et un accueil avant le coup d’envoi. Il peut sembler un peu prématuré de faire la fête au début d’un projet, mais chaque étape sur la voie de la réussite d’un projet doit être reconnue.

Tu n’as pas besoin d’en faire une grande affaire. Il peut s’agir d’activités pratiques, telles que la présentation Powerpoint mentionnée ci-dessus. Mais si vous mesurez le niveau d’intérêt de votre équipe pour être ouvert à quelque chose de plus stimulant, alors pourquoi ne pas faire une randonnée en vélo de montagne, un voyage de pêche ou une course à obstacles. Il est important de prendre le temps de donner le coup d’envoi en équipe. Il aide votre équipe de projet de base à former une unité.

Une autre chose qu’un événement de lancement permet de faire en sorte que tout le monde sache que le projet a commencé et qu’il est temps de se mettre au travail. Cela peut sembler drôle, mais cela aide à rendre ces choses très claires. Si vous ne reconnaissez pas le coup d’envoi d’un événement, les gens peuvent être confus et ne pas savoir s’ils sont censés remplir les feuilles de temps, par exemple. Un coup d’envoi lie tout ensemble.

Obtenir les bons outils
Lorsque vous apprenez à connaître votre équipe, renseignez-vous sur les outils dont elle a besoin pour accomplir le travail. Il est préférable de les définir et de les livrer au début du projet, de sorte que le début du travail ne ressemble pas à un essaim chaotique de personnes qui demandent l’accès à ceci ou cela, ou pire, qui restent les bras croisés parce qu’ils n’ont pas le logiciel dont ils ont besoin.

De plus, si vous établissez un espace de collaboration en ligne pour le projet dès le début, toutes les activités ci-dessus comme l’engagement de l’équipe, l’évaluation des compétences, la documentation et la définition de la portée et des plans du projet peuvent se dérouler dans un espace partagé. Si vous commencez le projet avec des outils de collaboration facilitée, vous vous assurez que les conversations du projet se déroulent dans un endroit centralisé et que le temps n’est pas perdu à courir après les gens par courriel.

Assurez-vous de choisir des outils qui peuvent s’étendre à tous les membres de l’équipe. Vous voudrez des fonctions de planification et d’ordonnancement de projet, des fonctions de reporting et de tableau de bord de projet, de gestion des tâches, de suivi budgétaire et de collaboration d’équipe, le tout en un. Ensuite, si votre équipe a besoin d’outils spécialisés, ceux-ci peuvent être ajoutés à l’outil de base du projet, via une API ou des plugins, de sorte que vous créez un espace de travail où toutes les données et l’activité sont centralisées.

Que vous travailliez sur un grand projet ou un petit projet, les bons outils de projet en ligne sont meilleurs pour commencer votre projet, plutôt qu’une poignée de feuilles de calcul disparates ou d’outils de données qui ne facilitent pas le partage de données et la communication au sein de l’équipe.

Avant de lancer le projet suivant, il y a une chose que vous voulez avoir pour assurer le succès, et c’est les bons outils pour faire le travail plus efficacement. ProjectManager.com est un outil collaboratif en ligne développé avec le chef de projet à l’esprit. Il est là pour vous à chaque phase du projet, du lancement à la planification et au reporting, tout en vous offrant des tableaux de bord en temps réel pour que vous sachiez toujours ce qui se passe sur vos projets. Essayez-le pour vous-même avec cet essai gratuit de 30 jours.